La modernisation des Archives de l'État

Outils de gouvernance et de transparence, les archives permettent de garantir les droits des administrés, d’assurer le bon fonctionnement de l’administration, la recherche historique et scientifique et l’appropriation de leur histoire par les administrés.

Exemple de première et dernière page d'un Conseil de Gouvernement du début du XXeme siècle.

La volonté du Gouvernement Princier de moderniser la politique de gestion des archives participe à l’efficacité administrative et contribue à l’amélioration du fonctionnement de l’État.

Jusqu’à la constitution de 1911, le Souverain et l’État restaient confondus, et leurs archives respectives également. Les archives définitives publiques ont longtemps eu vocation à être détenues aux Archives du Palais, conformément aux dispositions de l’article 2 de l’Ordonnance n. 3864 du 25 septembre 1967 portant création d’un Service d’Archives centrales. Cette mission revient au Service Central des Archives et de la Documentation Administrative (SCADA), depuis l’Ordonnance souveraine n. 3.413 du 29 août 2011.

En 2011, le Gouvernement Princier a entamé un processus de modernisation des archives de l’Administration qui s’appuie sur l’ Ordonnance Souveraine n. 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l'Administration et l'administré

En ce sens, l’Ordonnance Souveraine du 29 août 2011 constitue une avancée majeure du processus de modernisation des archives. Elle :

Définit les archives courantes, intermédiaires et définitives des services de l’Administration
Précise les conditions d’accès et de communicabilité des archives publiques
Crée le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative qui reçoit la mission de conserver, de manière définitive, les archives des services exécutifs de l’État
Institue une Commission Consultative des Archives de l’État

Le plan d’action lancé en 2011 a pour but d’harmoniser, de rationaliser et d’optimiser les archives des services de l’État tout en garantissant la mémoire et la traçabilité de l’action administrative.

En 2021, le Gouvernement Princier a souhaité mener plus avant sa politique de modernisation des archives de l’État, via l’ Ordonnance n. 8.569 du 25 mars 2021 relative aux archives d'intérêt public, portant notamment création d’une Mission de Préfiguration des Archives nationales (MPAN) et transformant la Commission consultative des Archives de l’État en Commission consultative des Archives d’Intérêt Public (CCAIP), dont le périmètre ne se borne plus aux seules archives de l’exécutif et dont la composition est élargie aux principaux producteurs.

La Mission de Préfiguration des Archives nationales, qui exerce une autorité scientifique et technique sur les archives des services exécutifs de l’État et le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative, et dont le champ d’intervention embrasse les archives d’intérêt public de la Principauté, a pour vocation d’élaborer une réglementation et une législation touchant celles-ci, de développer l’archivage numérique en collaboration avec la Délégation Interministérielle pour la Transition Numérique et l’Agence monégasque de sécurité numérique, et in fine de créer un futur service d’Archives nationales pour la conservation et la valorisation des archives publiques définitives de la Principauté.

Plus d'informations sur la Mission de préfiguration des Archives nationales en cliquant ici .

La Commission consultative des archives d'intérêt public

Composition

Président : M. Jean-Charles CURAU
Membres : le Président du Conseil National, l’Archevêque, le Secrétaire d’État à la Justice, directeur des Services Judiciaires, le Maire, le Secrétaire général du gouvernement, le Délégué Interministériel chargé de la Transition Numérique, le Directeur des Affaires Juridiques, l’Administrateur des Domaines, le Président du Conseil du Patrimoine, le Directeur de la Mission de Préfiguration des Archives nationales (vice-président), le Chef du Service Central des Archives et de la Documentation Administrative.

Collège de personnalités représentant les producteurs visés à l’article 1^er de l’Ordonnance Souveraine no 8.569, nommés par arrêté ministériel pour une période de deux ans renouvelables

Collège d’experts reconnus dans les domaines archivistique et historique : trois personnalités désignées par le Ministre d’État (voir focus ci-dessous).

Missions

La Commission a pour mission de formuler toutes propositions ou recommandations destinées à contribuer à l’élaboration des grandes orientations de la politique archivistique de la Principauté. Elle peut être consultée par le Ministre d’Etat sur toute question ayant trait aux archives d’intérêt public.

L’expertise de la Commission est essentielle pour l’orientation des travaux à mener par les équipes de la MPAN et du SCADA. Elle repose sur la composition pluridisciplinaire de ses membres et de ses experts. Elle est le garant des décisions prises dans le domaine de l’archivage.

Focus sur les experts

Mme Evelyne VAN DEN NESTE, diplômée de l’École des Chartes et de l’École Nationale du Patrimoine, est Chef de service des archives et de l’information documentaire à la Présidence de la République française.

M. Olivier PONCET, titulaire d’un doctorat en histoire, diplômé de l’École des chartes et de l’École Nationale du Patrimoine, est professeur d’histoire des institutions, d’archivistique et diplomatique de l’époque moderne à l’École Nationale des Chartes.

M. Thomas FOUILLERON, titulaire d’un doctorat en histoire, auteur de nombreuses études universitaires et d’un manuel sur l’histoire de Monaco, est Directeur des Archives et de la Bibliothèque du Palais Princier.